Datenschutz-Information für Bewerber

Diese Information richtet sich an Personen, die sich bei Adjudon bewerben oder beworben haben. Sie erfüllt die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO und konkretisiert die Verarbeitung im Bewerbungsverfahren nach § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz im Anbahnungs-Verhältnis).

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Bewerber-Daten ist Dato Bitarishvili (Einzelunternehmer, Nobelstraße 48, 51107 Köln; [email protected]). Die vollständige Anbieterkennzeichnung findet sich im Impressum. Bei einer zukünftigen Umwandlung in eine UG (haftungsbeschränkt) erfolgt eine Aktualisierung dieser Information.

Adjudon hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt. § 38 Abs. 1 BDSG verpflichtet zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten erst ab in der Regel 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Adjudon liegt mit einer Person deutlich unter dieser Schwelle. Datenschutz-Anfragen werden direkt vom Verantwortlichen bearbeitet (siehe Datenschutzerklärung).

Adjudon wird derzeit als Einzelunternehmen mit einer Person betrieben. Es werden zum Stand dieser Information keine offenen Stellen aktiv beworben und keine laufenden Bewerbungsverfahren bearbeitet. Die vorliegende Information ist Vorsorge im Sinne der Art-13-DSGVO-Informationspflicht für eine zukünftige Personal-Aufbau-Phase (typischerweise gekoppelt an die UG-Umwandlung und die Einstellung erster Beschäftigter). Geht dennoch eine unaufgeforderte Initiativbewerbung ein, gelten die in dieser Information dokumentierten Verarbeitungsregeln entsprechend.

Adjudon verarbeitet Bewerber-Daten ausschließlich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und zu den nachfolgend genannten Zwecken. Die Verarbeitung erfolgt diskriminierungsfrei im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG).

Im Bewerbungsverfahren verarbeitete personenbezogene Daten umfassen:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum (sofern angegeben)
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Ausbildungs- und Studiennachweise, Zertifikate, Referenzen
• Berufliche Angaben: bisherige Tätigkeiten, Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Gehaltsvorstellungen (sofern angegeben)

Ein Bewerbungsfoto ist nicht erforderlich und wird im Auswahlverfahren nicht ausgewertet (AGG § 3 Antidiskriminierungs-Grundsatz). Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (etwa Angaben zu Gesundheit, religiöser oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschafts-Mitgliedschaft) werden weder abgefragt noch zur Eignungsbeurteilung ausgewertet. Sofern Bewerber solche Angaben gleichwohl freiwillig in ihren Unterlagen aufnehmen, werden die betreffenden Stellen identifiziert und vor der eigentlichen Eignungsprüfung geschwärzt oder die betreffenden Dokumente gelöscht; eine solche Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, eine diskriminierungsfreie Auswahl sicherzustellen.

Adjudon verarbeitet Bewerber-Daten ausschließlich zur Eignungsbeurteilung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Eine Benachteiligung aufgrund der in § 1 AGG genannten Merkmale (Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität) ist ausgeschlossen. Im Falle eines geltend gemachten Diskriminierungs-Verstoßes gilt die Beweislastumkehr nach § 22 AGG.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens — insbesondere zur Vorauswahl, zur Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen sowie zur Anbahnung eines möglichen Beschäftigungsverhältnisses. Eine darüber hinausgehende Aufnahme der Bewerbung in einen Talent-Pool für zukünftige Stellen erfolgt ausschließlich mit ausdrücklicher Einwilligung der bewerbenden Person (siehe Sub-Block 3.3).

Primäre Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Durchführung vor-vertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person). § 26 Abs. 1 BDSG tritt als nationale Norm zum Beschäftigtendatenschutz ergänzend hinzu, soweit er den Anforderungen an eine eigenständige Rechtsgrundlage genügt. Hintergrund: Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) klargestellt, dass nationale Beschäftigtendatenschutz-Normen nur dann als eigenständige Rechtsgrundlage tragen, wenn sie über eine bloße Wiederholung der DSGVO hinausgehende spezifische Schutzvorschriften enthalten. Adjudon stützt die Verarbeitung daher vorrangig auf die unmittelbar geltende DSGVO-Grundlage.

Eine Aufnahme der Bewerbung in einen Talent-Pool erfolgt ausschließlich auf der Grundlage einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); der Widerruf führt zur Löschung der für den Talent-Pool gespeicherten Daten.

Adjudon setzt zum Stand dieser Information kein externes Bewerbungstool (etwa Personio, Greenhouse, Lever oder vergleichbare Anwendungen) ein. Bewerbungen werden ausschließlich per E-Mail an [email protected] entgegengenommen und im Postfach des Verantwortlichen verarbeitet. Der für die Bereitstellung des E-Mail-Postfachs beauftragte Provider verarbeitet die eingehenden Nachrichten technisch als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich im Rahmen der E-Mail-Zustellung; mit Aufnahme des ersten aktiven Bewerbungsverfahrens wird der konkrete E-Mail-Provider mit Namen und Sitz in die Sub-Prozessor-Liste aufgenommen. Eine weitergehende Übermittlung an Dritte zu Bewerbungs-Zwecken erfolgt nicht.

Sollten in einer späteren Phase ein externes Bewerbungstool oder ein dediziertes HR-System eingeführt werden, wird diese Information vor der Aufnahme der Verarbeitung aktualisiert und der neue Auftragsverarbeiter in die Sub-Prozessor-Liste aufgenommen.

Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für die Dauer von sechs Monaten gespeichert. Diese Frist orientiert sich an der zweimonatigen Klagefrist nach § 15 Abs. 4 AGG zuzüglich einer angemessenen Beweislast-Reserve im Einklang mit der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung zu AGG-Verfahren und der gängigen Fachdoktrin zum Beschäftigtendatenschutz; sie beginnt mit dem Versand der Absage oder dem sonstigen Abschluss des Verfahrens. Nach Ablauf der sechs Monate werden die Bewerbungsunterlagen vollständig gelöscht, sofern keine ausdrückliche Einwilligung zur Aufnahme in einen Talent-Pool vorliegt.

Im Talent-Pool gespeicherte Unterlagen werden für höchstens 24 Monate ab Einwilligung aufbewahrt und in jedem Fall sofort gelöscht, wenn die Einwilligung widerrufen wird. Im Falle einer Einstellung gehen die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Unterlagen in die Personalakte über; die weitere Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 26 BDSG und richtet sich der Dauer nach den arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 257 HGB und § 147 AO).

Eine aktive Übermittlung von Bewerber-Daten an Drittländer-Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu Bewerbungs-Zwecken findet nicht statt. Soweit der in Sub-Block 3.4 genannte E-Mail-Provider technisch in einem Drittland ansässig sein sollte, erfolgt die zugehörige Auftragsverarbeitung auf Grundlage der jeweils einschlägigen DSGVO-Garantien (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO); die Eintragung dieser Garantien erfolgt zusammen mit der Aufnahme des Providers in die Sub-Prozessor-Liste gemäß Datenschutzerklärung.

Bewerber haben in Bezug auf die sie betreffenden Daten die nachfolgend genannten Rechte. Adjudon stellt für die Ausübung dieser Rechte einen direkten Kontakt-Kanal bereit; daneben besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

• Auskunftsrecht (Art. 15) über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten
• Recht auf Berichtigung (Art. 16) unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17) der Daten, insbesondere nach Ablauf der in Sub-Block 3.5 genannten Speicherfrist; während der laufenden sechs-Monats-Frist erfolgt die Löschung auf Antrag, sofern keine überwiegenden rechtlichen Interessen entgegenstehen (insbesondere Beweissicherung im Falle einer AGG-Beanstandung)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) in den dort genannten Fällen
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) für Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben
• Widerspruchsrecht (Art. 21) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) mit Wirkung für die Zukunft, insbesondere für die Aufnahme in einen Talent-Pool

Anfragen zur Ausübung der vorgenannten Rechte richten Sie bitte an [email protected] mit dem Betreff-Präfix „Datenschutz-Bewerber". Adjudon beantwortet Anfragen innerhalb der nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO vorgesehenen Frist von einem Monat ab Eingang; in besonders komplexen Fällen kann diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden, worüber Sie gesondert informiert werden.

Bewerber haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für Adjudon (Sitz Köln) zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

Sie können sich auch an jede andere Aufsichtsbehörde im EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden (konsistent mit Datenschutzerklärung).

28. Mai 2026.
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